廣西農科院——解決多院所科研經費管理難題

廣西農業科學院創建于1935年，是自治區人民政府直屬正廳級事業單位，擔負著全區農業重大應用研究和高新技術研究的任務。

全院共有職工近2000人，年到位科研經費超億元。設有18個直屬研究所100個創新團隊，共建有11個分院、35個試驗站。 建院以來，共獲得省部級以上科技成果獎420項，育成推廣農作物新品種598個，成果轉化推廣有力地支撐了廣西農業和農村經濟的發展。

在新的歷史時期，廣西農業科學院大力實施科技創新工程，加快推進現代科研院所建設，在全面提升學術水平和影響力的同時，積極引進現代化管理手段，提升管理水平，致力于把農科院建設成為具有熱帶、南亞熱帶現代農業學科特色、引領全區乃至東盟現代農業科技發展的農業科技創新中心。

廣西農科院在科研管理上面臨的問題主要是兩方面。

一方面是項目預算及經費管理制度落地難的問題。作為國家事業單位，科研項目的經費來源主要是財政資金，這也就是說對項目資金的管理要求相當嚴格，為此院里也制定了一系列的科研經費管理制度，但這些制度要想真正落實卻并不容易。

例如，雖然有明確的科研經費報銷審批流程，但由于每天需要報銷的費用較多，依靠人工，財務審核人員只能審核一下票據本身的真假，無暇與項目預算一一核對。最后把關的院領導，更難以全面審核所有的單據，審批變成了一種形式，無法起到管控作用。

另一方面是眾多下屬院所的管理問題。農科院下屬18個直屬研究所，每個所既要保證核算上的獨立性，而對外，又有數據匯總和報表合并的需求。這就是說普通的僅支持一個會計單位的管理軟件完全不能滿足。同時，農科院各下屬研究所之間在一些大項目上又有協作關系，有時是一個大型項目承擔下來，幾個單位分別承擔一部分，這就要求一個項目既要能對上統一口徑，統一核算，對內又能拆分管理?？刹鹂珊?，對軟件的靈活性要求相當高。

南京宇凡企業管理技術有限公司開發的科研經費管理軟件系統成功地解決了我們的難題。

對于我們院來說，宇凡軟件不但有針對科研院所的自動化辦公系統和人力資源系統，可以實現我們管理的系統要求，它最強大的功能還是科研經費管理。宇凡的科研經費管理從項目預算、項目執行到項目結題驗收，實現了項目全生命周期管理。其特色包括：

一、 可以根據管理需要，設置靈活的預算控制策略。

系統提供了五種不同控制策略供選擇，從嚴格的絕對控制，到按比例控制，以及特定條件下的觸發控制。用戶可以分別按項目類型或對具體項目進行控制策略的設定，非常靈活。

支持項目收入的分拆操作，可以分別按一定比例或按特定金額進行分拆，從而使得不同的下級單位共同承擔一個課題時，費用的控制依然可以完美對接。

二、 數據的邏輯關系嚴謹，智能化程度高。

不同于一般的辦公軟件，宇凡的費用管控不僅是走流程審批而已，更重要的是建立了各項業務和各個數據之間的關系，從而實現系統自動控制。

諸如：首先，費用預算科目與報銷和借支等科目數據相關聯，對于每一個科研項目，能自動按預算科目列出累計預算，累計已發生費用，可支出金額，本次發生的金額等信息。以往的報銷與借支，無法控制，現在預算沒錢，不能報銷也不能借支，徹底控制了超出預算開支的問題。

其次報銷單與借款單打通，費用報銷時可自動對接沖銷借款單，系統自動進行多退少補， 減輕了研究人員或財務人員人工查找與匹配的負擔。一張報銷單還可對應多個借款單。

系統還支持現金、信用卡、公務卡等多種資金結算方式，借款與費用可以直接劃轉到公務卡，操作便捷。

三、 適用于集團型用戶，可支持多單位核算和多種管控策略。

對于集團型用戶，支持設置對子公司進行強管控、弱管控、不控制等三種不同的管控模式。在強管控模式下，預算的分類標準完全由上級統一制定，下級只能引用，有利于全集團統一核算標準，統計分析。弱管控模式下，下級單位可以引用上級單位的分類標準，同時可對標準進行細化或追加科目，具備一定靈活度。不管控的模式下，下級單位則擁有完全的自主權。

四、 注重細節，使用方便。

軟件在設計時就嵌入了很多貼心功能，使用起來得心應手。

例如：表單的每一行、每一列甚至于每一個單元格，都可以根據不同的條件設定不同的顯示顏色，從而使數據的狀態一目了然，實現可視化管理。比如，預算使用50%以下可以設定為綠色，為安全區域，預算使用在50%~80%之間為黃色，提醒注意，而預算使用超過80%時，則為紅色，意味著需要嚴格控制，謹防超支了。至于超過預算?那是不可能發生的，系統自動控制，鐵面無私，任何超過預算的開支都被直接攔截。

又如：在任何表單狀態下，點擊項目名稱，都可以進入項目的詳情頁，對項目的全過程進行查詢。在報表中，點擊相應開支項目，也可以直接獲取到費用的原始憑證，方便對費用進行審核。